采购申请审批流程(采购申请单表格)

(这是“预算”系列连载的第四篇。本篇的重点,是解决上文两个遗留问题的第一个:制定怎样的《采购和报销制度》,来保障 W***VC 的准确性和及时性,从而提升“预算”的可信度?)

如果你已经读过前面的三篇文章,W***VC 一定会给你留下深刻的印象,它是我为摄影行业创造的,也是我们行业独有的全新指标,非常有价值,请你务必把它用好!

W***VC 有两个身份:它是检查运营现状的“体温计”;它还是“预算”的“老爹”。毫无疑问,W***VC 的数据是否准确有效,严重地影响了,测算出的“预算”是否可信!

所以,当我们要使用 W***VC 进行运营监控,以及要使用 W***VC 来测算成本“预算”时,也必须要考虑:如何确保 W***VC 数值是准确的,也尽可能是及时的?

一、《制度》与“预算”有关系

怎样才能让 W***VC 的数据,既准确又及时呢?首先,当然要为“记录员”岗位,找到合适的人选。其次,我们再要求记录员,必须严格遵守《成本划分规则》,更要保持认真又细致的工作态度,…等等。

我想在这里着重说明的是,除了记录员和她的工作态度之外,我们还需要《财务制度》的帮助。

在“预算”系列连载的第一篇里,我曾提到过“两个点+三件事”。其中的第二件事,就是:颁布《采购和报销规则》。这就是说,为了 W***VC 数据的“准确性”和“及时性”,我们需要制度上的保障。

哦哦哦,你现在应该表现出“焕然大悟”的样子了!哈哈,原来《财务制度》并不是孤立的管理制度,她能帮助我们做“预算”,她跟“预算”的关系,相当地“暧昧”哟!

二、老板要做表率

在影楼或摄影工作室,《财务制度》的主体,可等同于《采购及报销制度》(以下用《制度》来代表)。

各个公司的内部制度,条款和形式都各不相同,但《制度》中的核心条款,至少应该要,首先起到这样的作用:要求全员配合,共同保障财务记录的“准确性”和“及时性”!然后才可能是其它。

你现在可以回顾一下你公司的《制度》,其中的那些条款,是否已具备了,保障财务记录“准确”“及时”的作用?如果没有,应该立即修订。我说的是:立刻、马上、现在,不容拖延!

另外,看在 W***VC 和“预算”(其实就是利润)的份上,老板自己也应该模范地遵守《制度》中的相关规则,为全员做出表率。

三、《制度》中的三个要素

小规模公司的《制度》,应该简明扼要,方便全员理解和执行。同时,作为“准确性”和“及时性”的保障,这三个要素,在《制度》中不能缺少,而且应该提出明确的行为规范:“设置采购权限”、 “严格报销时限”、“执行审批程序”。让我来解释一下:

1.设置采购权限,这是指:某些主管,能够享有“先买后报销”的金额权限,比如:低于200元的采购和支出。超过这个权限金额的任何采购和支出,都必须遵守“先申请再采购”的原则。

设置采购金额权限的目的:一方面,要让发生在一线的小额支出,始终保持高度的灵活性;另一方面,配合“采购审批程序”,我们可以有效地防止,大额采购”超预算“现象的发生。通过审批《采购申请表》,老板有机会在采购发生之前,将该采购事项与“预算”进行比对。立刻就能知道,在该项细分成本上,还有多少“余额”可花?该采购事项是在“预算内”?还是已经“超预算”?是否必须给予“追加“?

并不是所有的主管,都需要赋予采购权限。老板可以根据主管的实际工作需要,来做决定。只把采购权限赋予那些,有特定需求的管理人员。采购权限的金额大小,也可以根据需要定期降低或提高。(小贴士:采购权限的具体金额,比如:200元以下,不要直接写在《制度》里面,每次调整金额的时候,就不用去改《制度》了)。

2.严格报销时限,这是指:无论哪一种类型的采购支出,都必须在规定的时间期限内,比如:从支付发生日起 30天之内,完成报销。

为报销设置“时限”,目的是为了提升财务记录的及时性,避免漏记,从而尽可能的,降低 W***VC 数据的滞后程度。试想,如果有一大堆花费,在三、五个月之后才来报销的话,支出记录与实际支出之间,就存在了偏差,W***VC 也就不准确了。“温度计”不准确,公司运营现状不明确,依此测算的“预算”,当然也就不太靠谱了。

3.执行审批程序,这是指:从发起采购申请、审批采购申请、执行采购并支付、确认收货、回收票据、直到报销完毕的整个过程中,所需要经历的审批路线,审批责任人,以及相关职责。(下图为参考案例)

采购申请审批流程(采购申请单表格)

采购权限相配合,执行审批程序的目的,仍然是为了让“预算”,在实际工作中,能真正起到作用。有关审批程序的执行,有三个点,我想要特别说明:

第一,我始终坚持,发起采购申请的主管,必须要填写书面的《采购申请表》。在《采购申请表》中,必须要写明采购的原因。从填写的采购原因当中,老板能清晰地感知到,下级主管对日常工作细节的熟悉程度,甚至还能作为主管工作态度的佐证。鼓励一线主管多多“动动笔”,是对主管的培养。

第二,除特殊情况外,得到批准的采购申请,均由公司负责支付和后续报销。一方面,可以规避员工经手支付带来的风险;另一方面,可以提高采购后报销的工作效率,对财务记录的“及时性”有贡献。

第三,老板必须亲自签批,所有”的采购申请和报销。这就是说,老板的“一只笔”,是公司唯一的审批窗口。公司只留一个审批窗口,可以大大降低财务管理的复杂程度,公司“预算”的执行难度,也大大地降低了。

老板太忙了,公司所有的采购申请和报销,都必须给他批。会不会忙不过来呢?

没关系的,我们推出“定时审批”的规定。

四、定时审批

定时审批,这是指:公司每周仅在固定的时间,比如:每周二下午14:00点,进行1次例行的审批工作,其他时间不再进行采购和报销审批。这就要求各级主管,在每周固定的”审批时间”之前,提前准备并提交自己的《采购申请》和《报销单》。

每周只批一次,财务数据在 7 天内相对稳定,给老板留出了足够的时间。每周一次的审批会议,也是老板与财务人员,绝佳的互动和沟通机会。

每周只批一次,一线会不会觉得不太方便呢?当然不会!仅仅 7 天而已,反而可以倒逼一线主管,养成一定程度的提前规划意识,何乐而不为?

五、预借现金和工作备用金

除了《采购和报销制度》,公司还可以对“预借现金”,以及“工作备用金”进行规范。它们可以避免员工大额垫款,但对财务记录的“准确性”和“及时性”,并没有什么影响。我在这里就不再累述了。

请继续阅读下文。这是“预算”系列连载的第四篇,下一篇解读:如何让“预算”能够跟得上,实际业绩与目标之间的偏差和波动,从而实现利润最大化呢?

............试读结束............

查阅全文加微信3231169

如来写作网gw.rulaixiezuo.com(可搜索其他更多资料)

本文内容由互联网用户自发贡献,该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务,不拥有所有权,不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容, 请发送邮件至 3231169@qq.com 举报,一经查实,本站将立刻删除。
如若转载,请注明出处:https://www.haowenren.com/6819.html